Tipps für Ihre Newsletteranmeldung

Das Thema Rechtssicherheit beim Versand von Newslettern und Mailings mit Werbeinhalten sorgt immer wieder für Unsicherheit. Dabei steht vor allem der Anmeldeprozess im Fokus. Für dessen rechtssichere Gestaltung gibt es einiges zu beachten. Wir haben hier für Sie einige Tipps für Ihre Newsletteranmeldung zusammengefasst:

Kein Newsletter ohne Einwilligung

Versenden Sie keine Newsletter, ohne zuvor die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers eingeholt zu haben. Ausdrücklich bedeutet: Der Empfänger muss die Anmeldung aktiv und bewusst vollziehen. Bereits die einmalige Zusendung von unerwünschter Werbepost – beispielsweise um zur Bestellung des eigenen Newsletters aufzufordern – kann von verärgerten Empfängern mit einer Abmahnung quittiert werden.

Einwilligung nicht allgemein, sondern an einen speziellen Zweck gebunden

Schon vor der Anmeldung zum Erhalt des Newsletters muss der neue Abonnent erfahren, zu welchem Zweck Sie die persönlichen Daten erheben und wie Sie diese weiter verwenden möchten. Erklären Sie auf Ihrer Anmeldeseite also, dass Sie die Daten für die Zusendung Ihres Newsletters nutzen und natürlich nicht an Dritte weitergeben. Das gesamte Datenhandling in Ihrem Unternehmen sollte in einer Datenschutzerklärung so transparent wie möglich dargestellt werden.

Nur wirklich notwendige Daten erheben

Manche Newsletter-Anmeldeformulare sammeln sehr gründlich Daten. Es werden Vor- und Nachname oder sogar die Anschrift des Empfängers abgefragt. Erlaubt ist jedoch lediglich die Erhebung jener Daten, die für den Versand notwendig sind. Pflichtfelder außerhalb der E-Mail Adresse sind damit tabu.

Natürlich kann der Abonnent weitere personenbezogene Daten freiwillig zur Verfügung stellen. Bitten Sie bei der Anmeldung daher höflich um die Angabe von Anrede und Nachname. So können Sie Ihre Newsletter personalisieren.

Schon vor der ersten E-Mail: Hinweis auf Widerspruchsrecht

Auch wenn es etwas paradox klingt: Bereits vor der Anmeldung müssen Sie darauf hinweisen, dass Ihr Newsletter jederzeit einfach abbestellt werden kann. Dies sollten Sie nicht nur vor dem Opt-In versprechen, sondern auch durch einen Abmeldelink in jedem Newsletter Realität werden lassen.

Anmeldeverfahren: Mit Double Opt-In auf der sicheren Seite

Das Double Opt-In-Verfahren bleibt für Ihren Anmeldeprozess das derzeit sicherste Verfahren und wird von Fachverbänden empfohlen (zum Beispiel der eco Verband der deutschen Internetwirtschaft e.V.).

Der Empfänger meldet sich zunächst auf Ihrer Website oder auf einem Ihrer Social Media-Profile für den Newsletter an. In einem zweiten Schritt bestätigt er sein Abonnement über einen Link in einer separaten Bestätigungsmail. Erst nachdem beide Anmeldestufen vollzogen sind, dürfen Sie mit dem Versand von Werbung beginnen.

Verzichten Sie deshalb unbedingt darauf, bereits in diese E-Mail zum Bestätigen der Newsletteranmeldung Werbung einzubinden! Halten Sie die Bestätigungsmail so sachlich wie möglich und achten Sie darauf, dass Ihrerseits alle wichtigen Informationen noch einmal enthalten sind. Denken Sie bitte daran, dass Sie anhand dieser E-Mails den Anmeldevorgang dokumentieren müssen. Eine professionellen Newsletter-Versandsoftware unterstützt Sie dabei.

Das Double Opt-In Verfahren schützt sowohl Ihre Empfänger vor unerwünschten Newslettern, als auch Sie vor kostspieligen Abmahnungen. Zudem ermöglicht das Double Opt-In als einzige Opt-In-Form die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation des Anmeldevorgangs.

Ab dem Anmeldeprozess: Auskunftsrecht für Abonnenten

Ihren Newsletterempfängern stehen umfangreiche Auskunftsrechte zu. Auf Anfrage sollten Sie dem Abonnenten deshalb schnell und unbürokratisch Auskunft über den Inhalt der zur Anmeldung gegebenen Einwillungserklärung erteilen können. Ebenso über die bei Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten des Abonnenten, die Herkunft dieser Daten, geplante Datenübermittlungen und den Zweck der Speicherung.